PENGENDALIAN TUGAS

PENTINGNYA PENGENDALIAN MANAJEMEN ATAS KEGIATAN OPERASI

Pengendalian tugas adalah proses untuk menjamin bahwa sebuah pekerjaan dilakukan dengan cara yang efektif dan efisien.

Pengendalian manajemen atas kegiatan operasi diperlukan karena pandangan pengendalian tugas sempit, yaitu menjamin bahwa sebuah pekerjaan dilakukan dengan cara yang efektif dan efisien. Kegiatan operasi yang efektif dan efisien belum menjamin tercapainya tujuan perusahaan karena untuk sampai ke kegiatan operasional, tujuan perusahaan harus dijabarkan menjadi strategi, program, dan anggaran. Kalau dalam satu atau lebih penjabaran tersebut terdapat kesalahan, maka keberhasilan dalam kegiatan operasional dengan sendirinya belum tentu menjamin tercapainya tujuan perusahaan.

Dalam pengendalian tugas, manajemen mempunyai kewajiban untuk menjamin agar setiap pekerjaan dikerjakan secara efektif dan efisien oleh orang lain. Agar setiap pekerjaan dapat dikerjakan dengan efektif dan efisien, manajemen berkewajiban untuk mengusahakan timbulnya lingkungan kerja yang mendukung. Tugas lain manajemen adalah melakukan seleksi pada penerimaan tenaga kerja dan mengatur penempatan tenaga kerja yang diterima. Kewajiban lain manajemen adalah menyelesaikan pertikaian dalam pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya dan kalau diperlukan, mengusahakan kerja sama dengan pimpinan pusat pertanggungjawaban lain, misalnya dalam hal pengendalian mutu menyeluruh atau total quality control (TQC).

 

LAPORAN UNTUK PENGENDALIAN

Informasi yang diperlukan oleh penyelia bagian produksi adalah informasi non keuangan. Sebagai contoh, untuk mengukur efisiensi, penyelia bagian produksi lebih memfokuskan perhatiannya pada jumlah (fisik) masukan untuk menghasilkan keluaran tertentu. Misalnya, berapa buah kompor yang dapat dihasilkan dari satu lembar seng SII (Standar Industri Indonesia) dan berapa buah kompor yang dapat dibuat oleh seorang pekerja. Harga seng maupun upah pekerja tidak menjadi minat bagian produksi, karena bagian produksi tidak bertanggungjawab atas harga-harga tersebut.

 

LAPORAN REALISASI ANGGARAN

Untuk memudahkan manajer produksi mengawasi berbagai pekerjaan penyelianya, kepadanya dapat disajikan laporan yang sebagian besar terdiri dari informasi keuangan, yaitu laporan anggaran dan realisasinya. Laporan yang dibuat untuk setiap pusat pertanggungjawaban tersebut secara rinci menyajikan anggaran untuk berbagai biaya, realisasinya, penyimpangannya baik dalam rupiah maupun dalam presentase untuk periode tertentu maupun kumulatif.

Untuk keperluan pengendalian manajemen, perlu dibuatkan ikhtisar laporan anggaran biaya dan realisasinya. Dalam ikhtisar tersebut, berbagai jenis biaya tidak lagi dicantumkan dan diganti dengan berbagai pusat pertanggungjawaban. Agar lebih bermakna, laporan perbandingan anggaran dan biaya atau pendapatan dan realisasi harus disertai dengan analisis tentang sebab-sebab penyimpangannya (analisis varian). Varian yang besar akan menarik manajemen untuk meneliti penyebabya. Akan tetapi, varian yang kecil jumlahnya, tidak selalu bermakna baik karena yang menjadi dasar perhitungan adalah anggaran yang belum tentu akurat. Selain itu, varian yang kecil jumlahnya mungkin merupakan hasil sebuah rekayasa. Analisis varian juga mempunyai kelemahan lain yaitu :

  1. Varian menunjukkan tempat terjadinya penyimpangan, tetapi tidak menunjukkan alasannya.
  2. Sulit untuk menentukan apakah suatu varian signifikan secara statistik, karena diperlukan jumlah frekuensi yang cukup.
  3. Tidak menunjukkan dampak masa depan dari tindakan manajemen sekarang.

 

LAPORAN VARIABEL STRATEGIK

Variabel strategik adalah variabel yang mempunyai peran penting dalam menentukan kegiatan operasi. Variabel strategik untuk sebuah pusat pendapatan sebuah perusahaan industri adalah penjualan, pesanan yang terlambat dilayani, dan retur penjualan, pangsa pasar, perputaran sediaan.

Dengan mengetahui variabel strategik, perhatian manajemen dapat dipusatkan hanya kepada beberapa variabel saja. Variabel strategik dapat juga didefinisikan sebagai presentase kecil dari kegiatan, kejadian, peristiwa, orang, atau obyek lain dalam suatu kegiatan operasional, tetapi merupakan bagian yang besar dari biaya atau masalah yang harus dihadapi oleh manajemen.

 

PENGENDALIAN MUTU

Mutu penting bagi manajemen karena :

  1. Jumlah biaya untuk menjaga mutu cukup besar
  2. Kesuksesan dalam menjaga mutu dapat menghemat biaya dan meningkatkan penjualan

 

PENGENDALIAN MUTU MENYELURUH

TQC adalah sebuah konsep yang meletakkan tanggung jawab terhadap mutu produk tidak hanya pada bagian produksi, tetapi pada seluruh organisasi. Teknik TQC memfokuskan pada peningkatan mutu. TQC menyumbangkan perannya dengan jalan menghasilkan produk dan jasa dengan mutu yang dirancang, dibangun, dipasarkan dan dipertahankan dengan biaya yang paling ekonomis dan memberikan kepuasan total kepada seluruh konsumen.

Dalam pengendalian mutu konvensional (PMK), pengendalian mutu dilakukan bukan terhadap proses produksi tetapi terhadap keluaran proses produksi. Pengendalian mutu berdasarkan TQC berlainan sama sekali dengan konsep PMK. Pada teknik TQC, yang merupakan fokus pengendalian mutu adalah proses produksi. Dengan perkataan lain, yang hendak dicapai TQC bukan hanya produk yang terkendalikan. PMK hanya bertujuan untuk mencegah agar produk yang berada di bawah AQL tidak sampai ke tangan konsumen, sedangkan pengendalian proses produksi bertujuan untuk mencegah timbulnya produk cacat.

Pada TQC, pengukuran mutu pada produk akhir telah berubah fungsinya yaitu sebagai umpan balik untuk mengendalikan proses manufaktur. Selain umpan balik yang diperoleh dari pengukuran mutu produk akhir, pengendalian proses juga memerlukan informasi yang bersifat langsung (real time) untuk menjamin bahwa proses produksi benar-benar 100% bebas cacat.

Informasi yang bersifat real time tersebut dilayani oleh statistical process control (SPC). SPC merupakan suatu pengumpulan informasi yang berkaitan dengan tingkat mutu yang dihasilkan oleh suatu proses produksi. Bedasarkan data yang dihasilkan oleh SPC, apabila ternyata ditemukan jumlah cacat telah melampaui batas yang ditetapkan, maka proses produksi secara keseluruhan dihentikan. Hal ini lebih menguntungkan daripada mencoba mengidentifikasi penyebab timbulnya cacat pada pemrosesan tahap yang lebih lanjut. Apabila produk akhir telah mencapai mutu yang 100%, berarti masing-masing proses produksi telah 100% bebas cacat.

Produksi dengan tingkat cacat nol akan menguntungkan perusahaan dari tiga segi, yaitu :

  1. TQC akan meningkatkan kepuasaan pelanggan dan dengan sendirinya akan membantu dalam persaingan.
  2. TQC akan memperbaiki hubungan dengan pemasok, karena hanya akan dipilih pemasok yang dapat diandalkan untuk memasok bahan baku.
  3. TQC akan mempunyai dampak yang baik terhadap proses produksi serta biaya yang disebabkan oleh timbulnya scrap, pengulangan, pekerjaan, keterlambatan dalam penjadwalan produksi, keperluan akan sediaan cadangan serta mengurangi biaya garansi.

 

TOTAL QUALITY MANAGEMENT

Total quality management berbeda dengan TQC. TQC berusaha untuk mencapai itngkat cacat 0%, sedangkan TQM menggunakan mutu sebagai alat untuk bersaing. Dalam TQC, mutu menjadi salah satu pusat manajemen, sebab kalau tidak, perusahaan akan memikul biaya lebih besar karena harus melakukan pengerjaan kembali terhadap produk. Sebaliknya dalam TQM, mutu merupakan strategi perusahaan untuk memenangkan persaingan. Konsep-konsep yang menjadi landasan TQM adalah memahami kebutuhan konsumen, merumuskan strategi untuk memberikan manfaat kepada konsumen dan terus-menerus memperbaiki sistem organisasi agar dapat memberikan manfaat kepada konsumen.

 

ELEMEN PENDUKUNG KERJA EFEKTIF DAN EFISIEN

  1. Kompensasi Tenaga Kerja

Ada tiga strategi pemberian kompensasi tenaga kerja yaitu strategi kompensasi tinggi, strategi kompensasi rendah, dan strategi kompensasi pasar.

  1. Pemberian Hukuman

Tujuan pemberian hukuman adalah untuk mendorong tenaga kerja agar mematuhi ketentuan kerja. Pemberian hukuman harus dilakukan dengan hati-hati, karena kalau tidak, dapat mudah menimbulkan rasa tidak senang pada tenaga kerja yang mendapat hukuman.

  1. Fasilitas Produksi

Agar tugas dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien, kepada tenaga kerja harus disediakan fasilitas kerja/produksi yang memadai.

  1. Rekrutmen

Rekrutmen adalah salah satu bagian perencanaan tenaga kerja (manpower planning). Langkah-langkah dalam perencanaan tenaga kerja adalah :

  1. Menganalisis rencana perusahaan jangka pendek dan jangka panjang.
  2. Menentukan seumber tenaga kerja sekarang.
  3. Memperkirakan jumlah oengurangan tenaga kerja.
  4. Membuat perkiraan kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang akan tenaga kerja.
  5. Melakukan kegiatan untuk menghadapi perkiraan kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang akan tenaga kerja.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s